gestionarea cheltuielilor cu forta de munca: aveți control asupra costurilor indirecte?

Controlul costurilor este o prioritate cheie pentru majoritatea liderilor de achizitii. Fie că este vorba despre achiziționarea materiilor prime, furnizarea de servicii pentru clienți sau gestionarea costurilor cu forța de muncă, obiectivele principale sunt menținerea calității, reducând în același timp costurile la minimum. Când vine vorba de gestionarea cheltuielilor cu forța de muncă, acest lucru nu este deloc ușor, mai ales având în vedere piața muncii de astăzi și costurile în creștere.

De exemplu, doar încercarea de a urmări costurile de recrutare poate fi dificilă. Puteți împărți aceste costuri în două categorii principale: costuri directe și costuri indirecte. În timp ce costurile directe sunt mai ușor de cuantificat și urmărit, costurile indirecte nu pot fi ignorate. Pentru a obține o imagine clară a cheltuielilor totale cu forța de muncă, este vital să înțelegeți diferența dintre costurile directe și indirecte de recrutare.

Articolul explică această diferență pentru a vă ajuta să calculați cu exactitate cheltuielile complete cu forța de muncă. Consultați infograficul nostru pentru o reprezentare vizuală a modului în care un parteneriat cu Randstad Romania poate ajuta organizația dumneavoastră să își gestioneze mai bine cheltuielile cu forța de muncă.

Costuri indirecte vs. costuri directe

În afaceri, costurile directe reprezintă cheltuieli pe care le puteți lega direct de producția de bunuri sau de furnizarea de servicii. Acestea pot include materii prime, echipamente și consumabile. În ceea ce privește cheltuielile cu forța de muncă, costurile directe sunt cele pe care le puteți aloca direct gestionării angajatilor.

Costurile directe sunt de obicei mai ușor de identificat, ceea ce face ca bugetarea acestor cheltuieli să fie mai puțin complicată. De obicei, aceste costuri sunt contabilizate în bugetul general al companiei. Cu toate acestea, costurile directe asociate cu gestionarea forței de muncă pot fi variabile, ceea ce înseamnă că aceste costuri pot varia în funcție de diverse condiții de afaceri.

Pe de altă parte, costurile indirecte sunt acele cheltuieli care sunt mai dificil de asociat de producție sau de gestionarea forței de muncă. De fapt, aceste costuri trec adesea neobservate și, prin urmare, liderii de afaceri s-ar putea să nu le planifice cu exactitate. Nerespectarea costurilor indirecte de gestionare a forței de muncă poate provoca ravagii în bugetul companiei și poate afecta rezultatele financiare.

Exemple de costuri directe

Mai jos sunt câteva exemple dintre cele mai comune costuri directe cu care se confruntă angajatorii. Aceste exemple vă pot ajuta să înțelegeți mai bine modul în care aceste cheltuieli ar putea influența cheltuielile dumneavoastră cu gestionarea forței de muncă.

Costuri directe cu forța de muncă

Cele mai comune costuri directe cu forța de muncă cu care se confruntă organizațiile sunt salariile și beneficiile. Acestea includ salariile, atât plata regulată, cât și plata orelor suplimentare, bonusurile planificate și beneficiile, cum ar fi asistența medicală, indemnizațiile și concediul plătit. Salariile și beneficiile angajatilor sunt adesea legate de producția de bunuri sau de furnizarea de servicii. Salariile echipei de resurse umane, ale managerilor de angajare și ale formatorilor sunt, de asemenea, legate de cheltuielile de gestionare a forței de muncă. Trebuie să contabilizați ambele tipuri de compensații atunci când calculați cheltuielile totale cu forța de muncă.

Deoarece salariile și beneficiile reprezintă o parte importantă a bugetului, este adesea o zonă în care gestionarea costurilor este o necesitate. Pe de o parte, trebuie să mențineți salarii competitive pentru a putea reține și achiziționa talentele de care aveți nevoie pentru a satisface cerințele de producție și a vă dezvolta afacerea. Pe de altă parte, ratele de compensare prea mari pot dăuna rezultatelor financiare ale organizației.

Acest lucru face imperativ să stabiliți oferte de compensare optime pentru angajati. Utilizarea informațiilor despre talente și a analizei salariilor pentru a înțelege mai bine ce își doresc talentele de astăzi și cum se compară salariile dumneavoastră cu standardele din industrie vă poate ajuta să creați pachetele de salarii și beneficii potrivite.

Tehnologia de gestionare a forței de muncă

Tehnologia inovatoare poate ajuta la eficientizarea multor aspecte ale procesului de recrutare și gestionare a forței de muncă. De exemplu, platformele ATS fac filtrarea aplicațiilor mai rapidă și mai eficientă, în timp ce software-ul de programare se asigură că fiecare tură este completată cu angajatii potriviți.

Deși această tehnologie poate îmbunătăți semnificativ eficiența și rezultatele forței de muncă, există și o taxă atașată achiziționării și utilizării acestui software. Deoarece aceste costuri sunt ușor de urmărit și legate direct de eforturile companiei de gestionare a forței de muncă, acestea se încadrează în categoria costurilor directe.

Taxe de recrutare

Studiile arată că costurile directe de recrutare pot varia de la trei până la patru ori salariul postului. Când înmulțiți această cifră cu numărul de noi angajați în fiecare an, este ușor de văzut cum costurile de recrutare se pot aduna rapid.

În timp ce unele sarcini de recrutare se încadrează în categoria costurilor indirecte, cum ar fi formarea și integrarea, multe alte cheltuieli sunt mai direct legate de cheltuielile cu forța de muncă. De exemplu, publicitatea pentru posturile vacante este un cost direct. Aceasta include publicarea pe diverse site-uri de locuri de muncă, actualizarea paginii web de cariere a companiei și interacțiunea cu potențialii candidați prin intermediul rețelelor sociale.

Atragerea potențialilor candidați este doar primul pas al procesului de recrutare. De asemenea, suportați diverse costuri directe prin procesul de selecție, cum ar fi examinarea CV-urilor, organizarea de interviuri, efectuarea de evaluări pre-angajare și verificarea referințelor.

Când lucrați cu o companie de soluții HR, aceasta poate gestiona multe dintre costurile de recrutare pentru dumneavoastră, cum ar fi publicarea de locuri de muncă, examinarea solicitanților și interviurile. În loc să contabilizați aceste costuri directe individual, taxele agenției dumneavoastră vor acoperi aceste cheltuieli și vă vor facilita calcularea cheltuielilor cu forța de muncă legate de costurile de recrutare.

Descărcați infograficul nostru pentru a afla cum un parteneriat cu Randstad Romania poate ajuta organizația dumneavoastră să își reducă cheltuielile directe cu forța de muncă.

Exemple de costuri indirecte

Deși costurile indirecte cu forța de muncă s-ar putea să nu fie la fel de ușor de anticipat ca cheltuielile directe, este totuși important să urmăriți aceste cheltuieli și să recunoașteți modul în care acestea ar putea influența cheltuielile totale cu forța de muncă. Iată o privire asupra unora dintre cele mai comune costuri indirecte legate de gestionarea forței de muncă.

Absenteismul și fluctuația de personal

O rată ridicată a absenteismului pune o povară financiară considerabilă asupra unei afaceri. Când oamenii nu sunt disponibili pentru a executa munca care trebuie făcută, vă confruntați cu alegerea de a plăti pentru a aduce personal suplimentar cu scurtă notificare, de a cere angajaților să lucreze ore suplimentare sau de a redistribui taskurile pe care le aveți deja. Oricare dintre opțiuni, pot avea un impact direct asupra costurilor cu angajatii.

Nivelurile ridicate de absenteism pot crește epuizarea angajatilor, pot reduce eficiența la locul de muncă și pot duce la rate mai mari de fluctuație de personal. Există costuri și dezavantaje similare asociate cu fluctuația ridicată a personalului. Dacă oamenii pleacă în număr nesustenabil de mare, veți constata că cheltuiți mult timp, bani și energie pentru recrutare pentru a acoperi lacunele de forță de muncă. În afară de implicațiile financiare evidente, acest lucru poate provoca perturbări la locul de muncă și poate afecta moralul.

Timpuri prelungite de ocupare a posturilor vacante

Timpul indelungat pentru ocuparea posturilor vacante este un alt exemplu bun de cost indirect al forței de muncă, care poate fi ușor trecut cu vederea. Cu cât dedicați mai mult timp angajării, cu atât mai puțin timp puteți petrece concentrându-vă asupra activității principale, aducând venituri și stimulând profitabilitatea. Unul dintre cele mai importante lucruri pe care le puteți face pentru a optimiza performanța în acest domeniu este să stabiliți metrici relevante și indicatori cheie de performanță. Urmărirea datelor corecte vă poate ajuta să identificați ineficiențele din procesul de recrutare și să dezvoltați strategii pentru îmbunătățirea rezultatelor de angajăre. De exemplu, parteneriatul cu o companie de soluții HR poate accelera procesul de angajare, oferind acces direct la o rețea de candidați pre-selectați.

Instruire și integrare

Procesul de recrutare nu se termină atunci când ați finalizat evaluările, ați selectat candidații aleși și aceștia au acceptat o ofertă de muncă de la dumneavoastră. Pentru a obține cu adevărat cele mai bune rezultate de la angajati, trebuie să îi sprijiniți în timp ce se familiarizează cu noile lor roluri și se integrează în organizație. 

Este posibil ca acest proces să includă o formare informală sau mentorat din partea altor angajați. Deși acest lucru ar putea aduce o contribuție vitală la accelerarea și productivitatea noilor angajați, s-ar putea să nu fie considerat un cost evident al recrutării, chiar dacă consumă timp și afectează productivitatea altor membri ai personalului. 

În plus, va trebui să luați în considerare costurile suplimentare implicate în certificarea oamenilor pentru anumite abilități și intensificarea temporară a măsurilor de control al calității, precum și potențialul de productivitate redusă în întreaga echipă. Instrumentele moderne vă pot ajuta să adoptați o abordare integrată pentru tot, de la publicitatea posturilor până la integrarea noilor angajati. Cu un partener de soluții HR potrivit, puteți găsi cele mai eficiente tehnologii și procese pentru a obține cele mai bune rezultate în aceste domenii.

Pierderea productivității

În calitate de lider de afaceri, nu există nicio îndoială că menținerea nivelurilor maxime de productivitate este o prioritate de top. Din păcate, există mai mulți factori care pot afecta negativ producția, cum ar fi defecțiunile echipamentelor, nivelurile ridicate de absenteism, fluctuația frecventă a personalului și lacunele interne de competențe. Când aceste probleme încetinesc productivitatea, poate fi frustrant pentru managerii,precum și pentru angajati. 

De asemenea, poate fi destul de costisitor. De fiecare dată când linia de producție se oprește, trebuie să închideți operațiunile mai devreme sau să închideți o tură, acest lucru se va reflecta in rezultatele companiei. Aceste costuri s-ar putea să nu fie ușor de urmărit, dar pierderea productivității poate avea un impact semnificativ asupra cheltuielilor totale cu angajatii. 

Pierderea de timp la gestionarea lucrătorilor temporari

Piața fluctuantă de astăzi și cerințele sezoniere încurajează mai mulți angajatori să depindă de lucrători temporari. Studiile prezic că până în 2025, lucrătorii temporari vor reprezenta între 35% și 40% din forța de muncă globală. Utilizarea acestor lucrători temporari vă permite să măriți sau să micșorați nevoile de forță de muncă ale organizației pentru a satisface cerințele actuale de producție. Această strategie vă poate ajuta să reduceți costurile cu forța de muncă, menținând doar angajatii de care aveți nevoie pentru a atinge obiectivele de producție. 

În timp ce costurile cu forța de muncă legate de angajații temporari se încadrează în categoria costurilor directe, timpul și resursele pe care le utilizați pentru a gestiona acești angajati nu se încadrează. În funcție de dimensiunea și domeniul de aplicare al forței de muncă temporare, costurile administrative legate de gestionarea acestora pot fi substanțiale. 

La fel ca angajații permanenți, personalul temporar trebuie să primească o instruire amplă pentru a asigura conformitatea cu standardele de siguranță și calitate. Programarea turelor este o altă sarcină consumatoare de timp, care vă poate reduce cheltuielile cu forța de muncă. Trebuie să vă asigurați că fiecare tură este complet ocupată și că aveți angajatii cu abilitățile și calificările potrivite la datorie. În caz contrar, riscați să limitați ratele de productivitate, siguranța și calitatea. 

Echipele noastre pot gestiona procesul de management al forței de muncă temporare pentru compania tale. Oferim soluții complete, dar permitem organizației tale să determine exact ce servicii doriți ca echipa noastră să gestioneze și ce sarcini doriți să păstrați în interior. Această strategie poate facilita urmărirea costurilor legate de angajații directi sau temporari.